Cómo saber si tienes un buen administrador de fincas

Saber si tienes un buen administrador de fincas pasa por analizar varios factores. Esto incluye su forma de hacer el trabajo, su manera de interactuar con la comunidad o su grado de formación, entre otros. Por eso, vamos a analizar esas variables en profundidad. De este modo podrás saber si has contratado a un profesional competente y capaz. Al fin y al cabo, la idea es que un administrador en condiciones te facilite la vida a ti y a tus comuneros.

Como saber si tienes un mal administrador de fincas

Lo óptimo es empezar descartando. Es decir, hay que saber detectar las características que no debería poseer un administrador de fincas. En este sentido, hay señales que nos avisan de ello:

• Hay una clara dejación de funciones.
• La contabilidad de la comunidad no es transparente, no se presenta en plazo o, directamente, no cuadra.
• La finca no está en las condiciones que debería, habiendo recursos disponibles para tal fin.
• Existe un favoritismo evidente hacia algunos vecinos.
• No se notifica a los vecinos en el tiempo y la forma debida.
• Se observan irregularidades en su conducta, ya sean a nivel protocolo o, en casos más graves, que existan evidencias de corrupción.

Evidentemente, también hay que ser racionales. No se debe exigir a un administrador lo que está fuera de sus capacidades. Este punto es importante porque siempre existen propietarios que consideran al administrador como responsable total de la comunidad, cuando esto nunca es así. Además, para acusar al administrador sobre alguno de los puntos menciones hay que tener evidencias, de otro modo no se podría romper el contrato con el profesional sin ir a juicio.

Confirma que el administrador de fincas está colegiado

Es cierto que cualquier persona puede ejercer las funciones de administrador de fincas. Sin embargo, una seña clara de calidad es que se trate de una persona que se dedique profesionalmente a ello. Para más inri, lo más apropiado es que el administrador de fincas esté colegiado. Es decir, que cuente con los estudios, el título y el respaldo de una institución que le valide en su área profesional.

Verificar si el administrador está colegiado o no es algo bastante sencillo. Si se le pregunta, el administrador está obligado legalmente a decir dónde obtuvo su título. Con esta información, podrás contactar con el colegio de administradores pertinente. Dicho colegio también está obligado a hacer públicos todos los perfiles de quienes se han titulado. Por lo tanto, puedes confirmar con ellos que la información que ha dicho el administrador es cierta.

En el caso de que no sea así, habrás verificado que el administrador miente y que, por lo tanto, no es una figura fiable para administrar tu finca.

¿Cómo debería ser un buen administrador de fincas?

Títulos y mala praxis a parte, para saber si tienes un buen administrador de fincas analiza su buen hacer. Para ello, fíjate en algunos puntos que en Urfintek consideramos imprescindibles:

• Transparencia y honestidad: la información que le solicites debe ser accesible fácilmente. Desconfía si observas actitudes evasivas o si tarda mucho tiempo en dártela.
• Seriedad y puntualidad y plazos: debe comportarse de un modo profesional, cordial y a la altura de su responsabilidad. Ni qué decir tiene que la puntualidad debe ser exquisita, salvo justificación previa. Además, debe respetar los plazos legales de todos los procesos, sin que exista justificación a posibles demoras. Solo se excluyen los plazos que son responsabilidad de un tercero. En cuyo caso, debería justificarlo adecuadamente.
• Objetividad: siempre que el administrador exponga un tema o asesore a la comunidad deberá hacerlo con la Ley por delante. En caso de no ser así, puede aprovechar su experiencia en su campo para ello. Eso si, sin generalizar y avisando de todas las posibilidades a las que puede llevar una situación.
• Conocimiento de la Ley y asesoría: un buen administrador debe poseer un conocimiento impecable y actualizado de la Ley. Además, debe asesorar a la comunidad en cualquier asunto que tenga que ver con la legislación de fincas.
• Disponibilidad: Debe estar a disposición de la finca durante su horario laboral si es avisado con suficiente antelación. Si no puede atender un asunto, debería otorgar herramientas a la comunidad para que puedan gestionarlo.
• Control de proveedores: dado que es su obligación, se encargará de controlar a los proveedores y buscará a los mejores en relación calidad/precio para ello.

Síntomas de que tienes un administrador de fincas excelente

Los puntos antes mencionados son los que consideramos mínimos y necesarios. Sin embargo, cuando se habla de un profesional sobresaliente en la administración de fincas, habría que incluir, además, las siguientes características:

• Aprovechamiento de la tecnología: el administrador hace uso de todas las herramientas que la tecnología pone a su disposición para hacer su trabajo. De este modo facilita la realización de tareas tanto a sí mismo como a los comuneros y profesionales que realicen labores en la finca.
• Control de la morosidad: Legalmente el administrador solo está obligado a notificar que un propietario no está al corriente de pago. Sin embargo, los mejores son los que buscan herramientas y métodos para darle solución y acabar con la morosidad en las comunidades.
• Intermediario en conflictos: También se incluye como una función extra de los administradores. No se trata de una tarea fácil y requiere mucho temple. No obstante, quienes son capaces de hacerlo con soltura y resultados son profesionales excelentes.
• Ahorro para la comunidad: Debido a una contabilidad saneada e impecable, una gestión de proveedores precisa, la búsqueda de subvenciones para la finca y una buena asesoría en la gestión de gastos, la comunidad debería terminar ahorrando dinero al terminar el año contable.

Si tu administrador de fincas cumple con todos los puntos del apartado anterior y con los de este, significa que tienes ante ti a todo un profesional.

¿Qué debería hacer un buen administrador de fincas?

Por último, aunque ya lo detallamos mucho mejor en este artículo sobre las funciones de un administrador de fincas, según la Ley de Propiedad Horizontal, un buen administrador de fincas debe:

1. Velar por el buen régimen de la comunidad.
2. Preparar el plan de gastos.
3. Atender a la conservación de la finca.
4. Ejecutar los acuerdos de obras.
5. Actuar como secretario.
6. Otras tareas conferidas por la Junta.

Se trata de las labores que debe hacer sí o sí ya que lo establece la Ley. Este es el mínimo para saber si tienes un buen administrador de fincas. Sin embargo, en Urfintek establecemos unos estándares para que nuestros profesionales cumplan con mucho más. Si tu administrador no es lo que esperabas, contáctanos, cuéntanos tu caso y te asesoraremos personalmente.