Obligaciones y funciones del administrador de fincas

Las obligaciones y funciones del administrador de fincas son bastante claras. Afortunadamente, la Ley de Propiedad Horizontal enumera sus tareas en 6 epígrafes que dejan poco lugar a la confusión. No obstante, la mayoría de administradores terminan ejerciendo más labores de las que determina la Ley. Esto conlleva que más de un comunero termine exigiendo responsabilidades que no proceden. También puede suponer que, al cambiar de administrador de fincas, se le cuestione si hace más o menos que el anterior. A lo largo de este artículo repasaremos todas esas funciones para solventar cualquier tipo de duda.

Qué hace un administrador de fincas

Ya sea un propietario o un profesional, la figura del administrador de fincas es, a grandes rasgos, la de un gestor de las tareas de la comunidad de vecinos. Su objetivo es facilitar que todas las responsabilidades, labores y necesidades de la comunidad fluyan adecuadamente hasta su resolución. Si la comunidad de vecinos fuese un engranaje, el administrador debería engrasarlo adecuadamente para que funcione como es debido. Esto, sin embargo, no significa que el administrador deba responsabilizarse de las tareas que no se cumplen. Legalmente un administrador solo está habilitado para gestionar, notificar y recodar. En ningún caso puede obligar a nadie a hacer nada.

Las 6 obligaciones de un administrador de fincas según la Ley

Si atendemos al Artículo 20 de la Ley 49/1960 del 21 de Julio sobre Propiedad Horizontal, las obligaciones del administrador de fincas según la Ley son:

1. Velar por el buen régimen de la comunidad.
2. Preparar el plan de gastos.
3. Atender a la conservación de la finca.
4. Ejecutar los acuerdos de obras.
5. Actuar como secretario.
6. Otras tareas conferidas por la Junta.

1. Velar por el buen régimen de la finca

La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) dice textualmente:

“Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios y hacer a estos efectos la oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares”

Este apartado viene a decir que el administrador de fincas debe:

• Encargarse de solucionar los problemas que existan con las viviendas, las instalaciones de la comunidad o los servicios de finca. Esto supone que contactará con las personas que puedan solucionarlo y lo gestionará para que se solucione. Si compete a su capacidad deberá solucionarlo él mismo. Por ejemplo, si se rompe un aseo común, él deberá llamar al fontanero. Si existe un error en las cuotas de la comunidad, él mismo deberá dar cobertura al problema.
• Avisar a todas las personas implicadas en el problema, empezando por el presidente de la comunidad. Antes de tomar cualquier medida, el presidente deberá aprobarla.

2. Preparar el plan de gastos

Según la LPH el administrador tiene que:

“Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos”

Esto implica que el administrador tendrá como funciones:

• Conocer todos los gastos de la comunidad de vecinos, llevar a cabo la contabilidad y realizar un informe del estado de las cuentas.
• Notificar a todos los vecinos del estado de las cuentas, de pagos pendientes y otros asuntos de esta índole.
• Preparar un presupuesto que incluya todos los pagos que deberán hacerse, cuándo deberán hacerse y a quién.
• Establecer los métodos de recaudación pertinentes para hacer frente a los pagos, como la cuota de la comunidad.
• Presentar toda esta información ante la Junta de vecinos para que la aprueben.

3. Atender a la conservación de la finca

Según la LPH es obligación del administrador:

“Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.

En este caso el administrador está obligado a:

• Actuar sin esperar la aprobación de los propietarios solo si existe algún asunto de urgencia respecto a la conservación de la casa. En este sentido la Ley ampara cualquier situación en la que las instalaciones, viviendas y servicios requieran de atención inmediata.
• Rendir cuentas ante la comunidad si ha sido necesario intervenir de urgencia algún asunto de la finca.
• Pautar las inspecciones reglamentarias de la finca.

4. Ejecutar los acuerdos de obras

En la LPH se establece que el administrador ha de:

“Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes”

Para el administrador de fincas esto supone:

• Asegurarse de que lo acordado en junta respecto a las obras en la comunidad se lleva a cabo.
• Elaborar el plan de acción, determinar las fechas relevantes y avisar a todos los propietarios.
• Realizar los pagos de las obras mediante la cuenta de la comunidad.
• Establecer, si fuese necesario, derramas extraordinarias para afrontar los pagos y programar las cuotas a pagar por cada propietario.

5. Actuar como secretario

La LPH apunta que un administrador debe de:

“Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad”

Esto conlleva que:

• El administrador puede ejercer de secretario si la comunidad no tiene uno o determina que es su figura la que se encargará de ello.
• Esto supone que deberá redactar cada acta de las reuniones de vecinos.
• Expedir los certificados necesarios para la comunidad.
• Actuar como custodio de los documentos no sensibles (facturas, recibos, contratos, etc.) de la comunidad.

6. Otras tareas conferidas por la Junta

La LPH establece que el administrador deberá hacer:

“Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta”

Esto implica que en el momento de la contratación se podrán atribuir otras tareas al administrador además de las ya mencionadas. En este punto lo normal es una negociación previa a la firma del contrato para señalar esas funciones. Una vez que se firmen, tendrán la misma validez legal que cualquier otra función establecida por la Ley. No obstante, si tales funciones no se han firmado, el administrador no tendrá por qué ejercerlas.

Precisamente, un buen motivo para contratar a un administrador de fincas colegiado es que suele ampliar sus funciones notablemente.

Funciones extra de los administradores de fincas

Además de las estipuladas por norma, un administrador de fincas colegiado también suele realizar estas funciones:

• Intermediario en conflictos: Es común que un administrador se encargue de notificar a un vecino infractor en caso de que esté generando problemas. De este modo, no se responsabiliza a un vecino y se evita que el problema escale a un enfrentamiento vecinal. También puede actuar como mediador de las partes implicadas, respetando siempre la objetividad.
• Contacto con proveedores: La mayoría de buenos administradores tienen multitud de contactos y proveedores que facilitan a la comunidad. De este modo, la finca se puede beneficiar de los acuerdos y descuentos que tenga.
  Preparación para inspecciones: Si bien la Ley establece que el administrador debe pautar las inspecciones periódicas, no señala que deba preparar a la comunidad para ellas. Esto implica que, como tarea extra, puede ayudar a la comunidad para que supere las inspecciones positivamente, aconsejándola y facilitando los recursos que sean necesarios.
• Asesoría y representación legal: Por último, también puede ejercer la función de asesor legal en materia de conflictos, obras, etc. Dada la experiencia que suele tener un administrador, también es común que represente a la comunidad, junto al Presidente, a nivel legal.