Todos los motivos para contratar un administrador de fincas colegiado y sus ventajas

Gestionar toda una comunidad de vecinos es una tarea realmente demandante, pues exige muchísimo de la persona que se responsabilice de ello. Esto no se debe tanto por la dificultad de las labores que hay que desempeñar sino por la cantidad, variedad y especialización que requieren todas esas tareas. De ahí que existan tantos motivos para contratar a un administrador de fincas colegiado. Se trata de una persona que conoce al dedillo todas esas tareas, sabe desempeñarlas sin problemas y, en caso de que no fuese así, sabe a quién recurrir.

No obstante, es posible que en una finca pequeña el presidente de la comunidad de propietarios y los vocales puedan hacerse cargo. A pesar de todo, esto exigirá una gran parte de su tiempo libre ya que deberán saber organizarse, conocer todas las normativas y procesos que puedan requerirse y estar al día de cualquier cosa que suceda en la propiedad. Y cuando decimos cualquier cosa, es cualquier cosa. Al fin y al cabo, en un edificio o zona residencial puede pasar de todo y hay que estar más que preparado. Es por eso que, salvo que se tenga experiencia previa, siempre se recomienda encargar la gestión a un administrador de fincas colegiado.

De este modo ganarás en seguridad y fiabilidad. Sin embargo, esto es tan solo la punta del iceberg. A lo largo de este artículo vamos a analizar en profundidad todas ventajas de contratar un administrador de fincas colegiado, pues no son pocas y te solucionarán muchos, muchos problemas.

Ventajas al contratar un administrador de fincas

A modo de resumen, los pros de contratar un administrador de fincas colegiado son:

• Documentación. Se encargará de todos los trámites y documentos.
• Contabilidad. Será el responsable de gestionar la economía y contabilidad de la finca.
• Organización. Organizará las juntas y recopilará la información en el acta. Además, mantendrá un punto de vista objetivo para que, dentro de lo posible, todas las partes involucradas salgan ganando.
• Previsión. Gracias a su experiencia, preverá posibles problemas anticipándose a ellos o tomando las medidas necesarias cuando sucedan.
• Mediación. Mediará entre vecinos en caso de conflicto al ser una parte imparcial. Al no formar parte de la comunidad, valorará los motivos de cada bando y protegerá los intereses generales de toda la comunidad antes que los particulares.
• Asesoramiento legal. Será una fuente de asesoramiento legal para cualquier incidencia que pueda suceder en la finca. Esto supone que podrá ayudar en lo más básico, como la solicitud de licencias, hasta en tareas que requieren mayor esfuerzo, como la gestión de impagos. Además, si desarrollas una buena relación con el administrador, podrás pedirle ayuda en asuntos legales personales que estén relacionados con su área de conocimiento.
• Seguridad. Velará por que la comunidad sea un espacio seguro a nivel estructural, cumpliendo con todas las normativas o solicitando derramas para solventar problemas que hubiese que atajar. Además, garantizaría la seguridad económica y legal de la finca, garantizando que todo está en orden y alertando de cualquier anomalía.
• Protección de datos. Al conocer claramente la Ley, se encargaría de que los datos de cada vecino se mantengan siempre privados. Esto, precisamente, se suele ignorar en muchos casos. Sin embargo, una comunidad de vecinos es un lugar donde cotillear y rumorear está a la orden del día. El administrador de fincas limitaría esto al mínimo al asegurarse de que la información sensible de cada persona no se filtra.
• Comodidad. En definitiva, todo ello supone ganar en tranquilidad y comodidad, pues la persona responsable sería él, mientras que los vecinos pueden despreocuparse.

Obligaciones del administrador de fincas según el artículo 20 de la LPH

Para que entiendas realmente hasta dónde llegan las labores de un profesional de este calibre y las razones por las que siempre se recomienda contratarlo, vamos a examinar todas las tareas que debe realizar el administrador de fincas.

Se trata de tareas que están registradas en el Artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) publicado en el BOE.

• Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
• Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
• Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.
• Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
• Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
• Todas las demás atribuciones que se confieran en la junta.

Como ves, es una descripción bastante general. Por eso vamos a desglosar cada una de ellas para entenderlas mejor. Verás que el grado de especialización en muchas de ellas es muy elevado. También observarás que el nivel organizativo que requiere gestionar una comunidad de vecinos es altísimo. Hay que estar pendiente de todo y de todos, cumplir con leyes y normativas, así como con plazos, garantizar el buen estado de la finca y los suministros, redactar documentos legales, fiscales y de otras naturalezas y enviarlos a quien corresponda, entre otras tareas. Esto supone que confiar tu comunidad de vecinos a un administrador es, probablemente, lo mejor que puedes hacer.

A pesar de todo, veamos en detalle cada tarea para que valores el grado de implicación de un profesional de comunidades de vecinos:

Realizar las tareas de contabilidad

Una de las funciones más relevantes del administrador de fincas consiste en elaborar la contabilidad, aplicarla y controlar que siempre está en orden. Ello supone que se deben tener en cuenta los siguientes trabajos:

• Desarrollar el presupuesto anual, o plan de gastos previsibles, y controlar su cumplimiento.
• Elaborar las cuentas de cada ejercicio conforme se va desarrollando para mantener los gastos siempre dentro del presupuesto.
• Proponer las medidas necesarias para hacer frente a los gastos, ya sea mediante el pago de la cuota de la comunidad, a través de derrama u obteniendo el dinero de otro modo aprobado en junta.
• Manejar la cuenta bancaria de la comunidad y responsabilizarse de su correcto uso.
• Emitir los recibos de la comunidad, ya sean facturas, pedidos, impuestos, etc.
• Gestionar devoluciones de los recibos en caso de que sea necesario.
• Realizar las transferencias bancarias pertinentes a las partes involucradas en pagos y cobros.
• Revisar que los pagos son correctos y, en definitiva, que los números cuadran.
• Reclamar las cuotas de la comunidad en vía ordinaria, judicial y extrajudicial (si la Comunidad le faculta para ello) y los pagos de las derramas.
• Velar por la ética en lo económico y evitar cualquier tipo de fraude que pueda afectar negativamente a la cuenta de la comunidad de vecinos.

Convocar las juntas de vecinos y elaborar el acta

Como buen administrador, este tendrá que elaborar la convocatoria de las juntas con el presidente y enviarla a todos los vecinos para que estén al tanto de la fecha y de los temas sobre los que se hablará.

Además, el administrador de fincas, en su obligación de secretario, deberá actuar como fedatario de la comunidad de vecinos al asistir a juntas. Es decir, podrá dar fe de lo acontecido y tendrá la obligación de elaborar un acta de junta que recoja todo lo que se haya acordado en ella. A su vez, deberá enviar dicha acta a todos los vecinos para que estén en igualdad de condiciones respecto a la información que todos deberían conocer.

Tras las juntas, deberá ejecutar los acuerdos que se hayan adoptado durante la reunión de vecinos, así como notificar a todos y cada uno de los propietarios de dichos acuerdos y sus requerimientos.

Garantizar el buen estado de la finca y sus servicios

En cualquier finca llega el momento en el que pueda ser necesario realizar obras, de modo que el administrador tendrá que encargarse de:

• Controlar la contratación de un director de obra y un coordinador de seguridad, como mínimo, para llevar a cabo las reformas o construcciones pertinentes.
• Elaborar los contratos de la obra para garantizar que anteponen los intereses de la comunidad sin afectar negativamente a la empresa contratada.
• Garantizar la solvencia de la empresa seleccionada para la obra mediante un estudio previo para que la obra llegue a término dentro del plazo y no existan imprevistos graves.
• Verificar que se cumplen las obligaciones fiscales y laborales que devengan de las obras.

Además, en caso de averías, roturas y similares se encargará de:

• Declarar, tramitar y seguir los siniestros ante la compañía aseguradora que tenga contratada la finca. Esto supone que se encargará también de todo el envío de documentación que esta exija la propiedad.
• En caso de conflicto, gestionará las reclamaciones necesarias.

Por último, si se trata de un aspecto que no cubra el seguro o que no requiera obra, deberá encargarse de buscar al técnico capacitado para dar solución a la avería o problema.

Gestionar a los empleados de fincas urbanas

Ya sea una finca pequeña o una grande, siempre hay algún empleado en ella que se debe gestionar adecuadamente. Por ello, aunque el administrador de fincas no será el responsable de buscar ni entrevistar a los candidatos para los puestos de la comunidad, si tendrá que responsabilizarse de:

• Hacer la contratación, lo que incluye redactar un contrato acorde al convenio de aplicación. De este modo se evita que el trabajador pueda denunciar a la finca por contrato improcedente o abusivo.
• Cesar a los trabajadores, ya sea porque su contrato finaliza o por otra causa de despido. Esto supone realizar un correcto finiquito e indemnización al trabajador que esté completamente justificado legalmente.
• Gestionar las altas y bajas en la seguridad social.
• Gestionar las cotizaciones a la seguridad social de cada trabajador.
• Elaborar las nóminas y garantizar su pago en el plazo convenido.
• Garantizar la prevención de riesgos laborales, determinando cuáles son los riesgos que los empleados pueden sufrir en la comunidad, informando de cómo se deben acometer las tareas para que sean seguras en su horario de trabajo.

Organizar inspecciones, revisiones y mantenimientos obligatorios

El administrador de fincas tendrá que velar por que las inspecciones no supongan una sorpresa para la comunidad. Además, deberá solicitar las revisiones y los mantenimientos obligatorios para proteger la integridad la finca. Los elementos que requieren inspección, revisión y mantenimiento obligatorio son:

• IEE. Informe de evaluación del edificio que garantiza el estado de conservación de la propiedad y el grado de eficiencia energética.
• Ascensores. Deben pasar revisión periódica para asegurar que son fiables y están en condiciones de uso.
• Instalaciones contra incendios. Desde salidas de emergencia, detectores, puertas antincendios, hasta extintores. En definitiva, programar las revisiones periódicas que requiere cualquier medida que pueda prevenir o controlar un fuego.
• Instalaciones de baja tensión. Si en la finca existen instalaciones que produzcan energía, como unas placas solares, deberán ser revisadas con asiduidad para garantizar que son seguras.
• Instalaciones térmicas. Tanto calefacción, como aire acondicionado, como calentadores de agua y similares deberán ser revisados para que su estado sea siempre óptimo.
• Portones. Habrá que revisar cualquier acceso para garantizar su uso.
• Depósitos de combustible. Pueden ser de gas, gasoil u otros. Independientemente de su naturaleza, su deterioro supone un riesgo para la vida que se debe controlar a rajatabla.

Cumplimentar obligaciones fiscales

Si es posible, se recomienda realizar estas obligaciones a través de Internet, algo bastante común hoy en día. Esto facilita el trabajo y permite realizar correcciones, contactar con la administración fácilmente:

• Modelo anual 347. Que declara las operaciones con terceros por pagos a proveedores que superen los 3.005,06 € anuales. Como su nombre indica, se debe presentar una vez al año.
• Modelo trimestral 111 y anual 190. Que declaran las retenciones a cuenta del IRPF derivados de los pagos a empleados y profesionales. Esto incluye a cualquier profesional que se haya contratado puntualmente para una tarea, aunque informalmente no se le considere empleado de la finca. Estos se deben presentar al cierre de cada trimestre y, adicionalmente, una vez al año en su conjunto.
• Modelo anual 184. Que declara la atribución de rentas como subvenciones, alquileres, intereses, etc. que pueda obtener la comunidad de vecinos. Se presenta una vez al año.
• Modelo trimestral 303 y anual 390. Que declaran el IVA por arrendar las instalaciones comunitarias, independientemente de la naturaleza del arrendamiento. Al igual que el IRPF, el IVA se presenta trimestral y anualmente.
• Modelo 036. Que declara cualquier alta o modificación de obligaciones censales. Este se presenta solo cuando tengan lugar dichas altas o modificaciones.

Cumplir la normativa de protección de datos

Aunque no se indica directamente en el artículo 20 de la LPH, es obligación de cualquier persona que gestione información privada cumplir con la normativa de protección de datos. Para el administrador de fincas esto supone:

• Realizar el registro de las actividades de tratamiento de datos. Es decir, dar constancia de los momentos en los que se controla información privada y señalar la importancia de la protección de datos.
• Redactar el documento de seguridad, así como las cláusulas informativas y contractuales, que determine la protección de datos para cualquier elemento que afecte a la privacidad de la comunidad, como por ejemplo las cámaras de seguridad, los empleados, etc.
• Aplicar las medidas técnicas y organizativas convenientes de modo que el tratamiento de los datos sea conforme con los requisitos del presente Reglamento para garantizar la protección de los derechos de la comunidad y sus vecinos.

Garantizar los suministros del edificio

El administrador tendrá que encargarse de que los servicios de la finca no quedan desatendidos o se cortan. Por ese motivo tendrá que hacer:

• Los pedidos que sean necesarios de material, provisiones, productos de limpieza, etc. Aunque este apartado se puede derivar al profesional responsable de darle uso, el administrador debe tomar cuenta de ello y gestionar tickets, recibos y facturas.
• Encargarse del control de consumos, revisando que todo está en orden y no hay gastos excesivos. Esto supone que deberá notificar cuando un consumo es excesivo y buscar la causa. Además, de buena fe, puede proponer métodos para reducir el gasto.
• Si fuera necesario, se encargará de tramitar los cambios de comercializadoras de servicios de cualquier tipo.
• En el apartado eléctrico, solicitará la potencia adecuada y seleccionará las tarifas que se aprueben en junta.
• Gestionará las visitas para la lectura de contadores individuales de viviendas.
• Realizará las pertinentes facturas por los consumos.

Asesorar a la comunidad

Para el correcto desempeño de las funciones de todas las partes involucradas, el administrador de fincas deberá prestar asesoramiento al presidente de la comunidad y a los vecinos. Esto incluye:

• Informar y explicar cualquier normativa que se desconozca para que todos actúen a sabiendas de lo que expresa la Ley.
• Notificar reparaciones urgentes que se hayan tenido que realizar sin poder avisar previamente al presidente.
• Informar al presidente y a los vecinos de sus obligaciones y la legalidad de sus acuerdos en junta.

Como ya hemos comentado, también deberá actuar como depositario de la documentación y demás objetos que reciba la comunidad. Además, será su responsabilidad conservar dichos elementos durante su vigencia como administrador de fincas.

¿Por qué contratar a un administrador de fincas colegiado?

Como has podido ver, la lista de tareas y obligaciones es inmensa. Es por eso que se recomienda que la persona que vaya a responsabilizarse de todas ellas sea un administrador de fincas colegiado, y no un administrador sin más o una persona de la propia comunidad. Esto te garantizará que se trata de un profesional preparado y acreditado por el Colegio de Administradores de Fincas de su comunidad autónoma. Además del título, cabe destacar la experiencia, que le habilita para enfrentarse a todos los escenarios que puedan tener lugar en la comunidad de vecinos.

Cabe añadir que, además de todas las tareas que desempeña el administrados de fincas, contratarlo también supone evitar sanciones:

• De la Agencia Tributaria. Al existir tantos elementos que implican facturas, impuestos, declaraciones, etc. es fácil que una mano no experta olvide algún documento importante a presentar o cometa algún error.
• De la Agencia Española de Protección de Datos. De nuevo, una persona no preparada para el puesto puede no conocer o aplicar debidamente la Ley de Protección de Datos.
• Por Inspección de trabajo. Al ser responsabilidad del administrador colegiado, este se encargará de que cada contrato y condición de los trabajadores sea justo con la Ley y con el convenio de aplicación. Esto evitará cualquier anomalía que pudiera obligar a una inspección.
• De comunidades autónomas y ayuntamientos. Por un uso indebido de la finca si la gestiona alguien que quiera aprovecharse de la misma.
• De aseguradoras. Que pueden incluir cláusulas que evitan los pagos basándose en la obligación de la finca de cumplir con normativas, leyes, ordenanzas y reglamentes. Un administrador velará por que todas ellas se apliquen, lo que supone que los seguros no tendrán forma de evadir su responsabilidad.

Razones para contratar a un administrador de fincas

Como puedes ver, no te faltan razones para contratar a un administrador de fincas. Sobre todo, si está colegiado, pues ello te dará aún más seguridad y profesionalidad. Al fin y al cabo, una residencia, finca o urbanización siempre requiere de una mano diligente capaz de gestionarlo todo acordemente. Dejarlo en manos que no estén preparadas o poco fiables puede suponer grandes problemas económicos, habitacionales y de seguridad. Por todas estas razones, no te arriesgues y apuesta por un profesional a la altura del trabajo que exige una comunidad.