Cómo cambiar de administrador de fincas

Cambiar de administrador de fincas es un proceso bastante sencillo. No obstante, es común que muchas veces no se sepa cómo proceder si se quiere realizar esta gestión. Por eso, os contamos todos los pasos necesarios para cambiar de administrador al detalle y lo que será necesario.

Pasos para cambiar de administrador de fincas

Los pasos para cambiar de administrador de fincas son los siguientes:

1. Propuesta de cambio.
2. Convocatoria de junta de vecinos.
3. Junta y votación para cambiar de administrador.
4. Notificar al administrador saliente y justificar su despido.
5. Traspaso de la documentación al nuevo administrador.
6. Hacer efectiva la sustitución.

Como casi cualquier solicitud en una comunidad, pasa por una propuesta inicial. A partir de ahí, es necesario convocar la junta, votar y, en caso de que la resolución sea positiva, justificar la decisión ante el antiguo administrador. Una vez que se cambia de administrador, es necesario realizar un traspaso de toda la documentación y hacer efectiva la sustitución.

Propuesta para cambiar de administrador de fincas

Cualquier propietario de la finca puede realizar la propuesta para sustituir al administrador. Lo único que tiene que hacer es hablar con el presidente o el secretario planteando la cuestión. Acto seguido deberán convocar la junta para tomar la decisión.

Convocar la junta para sustituir al administrador

Una vez transmitida la voluntad de reemplazar al administrador, el presidente debe convocar una junta. Dicha junta puede ser parte de una junta ordinaria que ya este programada, incluyendo este punto en el orden del día. En caso de no haber juntas en el horizonte, también puede ser extraordinaria para tratar tan solo el cambio de administrador.

Si el presidente no convoca la junta por la razón que sea (es posible que esté en contra), no pasa nada. Si al menos un 25% de los propietarios están de acuerdo, ellos mismos pueden convocar la junta. Aquí puedes descargar un modelo para convocar la junta extraordinaria.

En cualquier caso, es fundamental notificar a todos los vecinos. Recuerda que cuando son los propietarios quienes deciden unilateralmente realizar una convocatoria, es su responsabilidad avisar como es debido al resto de comuneros. De otro modo, se podría declarar que la reunión no es válida.

Una vez que se convoca esta junta, no es necesario que el administrador al que se quiere despachar este presente. Esto hará que la situación no resulte incómoda para ambas partes.

Votación en junta para sustituir al administrador

Una vez en la junta, deberéis votar el cese del administrador actual. Para que salga adelante basta con tener mayoría simple todos los propietarios. Esto significa que al menos del 51% de los comuneros deberán estar de acuerdo.

Para ello, es conveniente razonar el porqué del cambio ante los vecinos. Además, para reforzar la decisión, se recomienda que se presenten propuestas alternativas.

Notificar al administrador de su cese

Si la votación sale adelante, habrá que justificar su despido con solidez por escrito. Es lo que se denomina “causa justa”. Algunos casos de causa justa para despedir a un administrador son:

• No cumple con sus funciones como es debido.
• El administrador no entrega documentos en el plazo convenido.
• Tenéis pruebas de que el administrador está manipulando las arcas de la comunidad.
• La gestión del administrador ha supuesto una pérdida económica importante para la comunidad.
• Otros.

La mejor forma de determinar una causa justa es revisando el contrato del administrador. Si lo incumple, su despido es lógico. Otro método muy útil, que avalaría una causa justa por pérdida de confianza, es revisar el Código Deontológico del Administrador de Fincas. Si no se comporta según lo establece este código, tendréis una causa razonable para cambiar de administrador.

Por el contrario, se determina causa injusta a las siguientes:

• El administrador no persigue a los morosos. Ten en cuenta que no tiene la obligación expresa de hacerlo, salvo que se determine en su contrato. Además, se puede perseguir a un moroso, pero de ahí a conseguir que pague hay una gran distancia.
• Habéis encontrado opciones más económicas.
• El administrador no convoca juntas de vecinos. Recuerda que esta es una de las responsabilidades del presidente.

Si este es uno de los casos, el administrador podrá reclamar una indemnización a la Comunidad. En cuyo caso, lo mejor es negociar su salida para que el asunto no escale a un juicio.

Traspaso de documentación al nuevo administrador

Tras haber sido notificado, el administrador deberá realizar el cierre de la contabilidad y tendrá hasta 15 días para entregar al nuevo administrador:

• Lista de los propietarios y coeficiente de participación.
• Información de contacto de cada comunero.
• Métodos de pago de los recibos de cada propietario.
• Escritura de obra nueva y división horizontal.
• Libro de actas de la comunidad.
• Estatutos de la comunidad.
• Recibos ordinarios emitidos que estén en su posesión.
• Todos los recibos de derramas pendientes, si existen.
• Nóminas, contacto y seguros sociales abonados de los empleados de la comunidad.
• Tarjeta de identificación fiscal de la finca.
• Datos bancarios de la comunidad, incluyendo el contrato de la cuenta y las firmas autorizadas para realizar operaciones.
• Seguros de la comunidad y contactos de incidencias.
• Contactos de proveedores de la finca, así como de obras (pasadas, en curso y pendientes).

Adicionalmente, tendrá 15 días más para entregar:

• Contratos del mantenimiento de la finca.
• Contratos de los suministros.
• Licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones.
• Datos sobre ascensores, como fecha de inspección y contacto de control.
• Documentación en torno a prevención de riesgos laborales.
• Liquidaciones del IRPF e IVA de la comunidad.
• Contratos de los alquileres.
• Documentación relativa a procesos judiciales de la finca, sin importar si son pasados, están en proceso o se plantean para el futuro.
• Toda la correspondencia de la finca dirigida a la comunidad que esté en su posesión.
• Libro de cuentas, que debe abarcar al menos los últimos 5 años de contabilidad, salvo que la finca se haya creado en un periodo inferior.

Si no entrega algún documento, se podrá denunciar al antiguo administrador.

Sustitución del administrador de fincas

Ahora que ya está todo en orden, basta con que el nuevo administrador firme el contrato con la comunidad y empiece a ejercer sus funciones. Para ello, suelen darse unos días para que se familiarice con toda la documentación.

Cambia de administrador fácilmente

Cómo ves, si estáis pensando en cambiar de administrador, el proceso es fácil. Lo importante es que se sigan los pasos con buena voluntad. Una vez que se tome la decisión en junta, habrá que solicitar la cooperación del antiguo administrador. A la hora de contratar a un nuevo administrador de fincas, os recomendamos que sea colegiado y que tenga experiencia. De ese modo, seguramente no querréis volver a cambiar de administrador.